Privacybeleid

(Versie 15-11-2018)

Algemeen

TOM vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring willen we transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe we met uw gegevens omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen.

TOM vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

  • verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • we namen passende technische en organisatorische maatregelen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • we brengen u op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en respecteren deze.

Als TOM vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft kan u ons contacteren via:

TOM vzw
Zakstraat 13 bus 1
2800 Mechelen
015/34 77 43
contactformulier

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door TOM vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van TOM vzw (uitvoering overeenkomst, samenwerking)
  • Het versturen van nieuwsbrieven (via Mailchimp) en uitnodigingen voor vormingsmomenten. (toestemming betrokkene)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting) i.k.v. onze wettelijke opdrachten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken:

voor nieuwsbrieven, uitnodigingen, vormingen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

voor het elektronisch zorgplan waarmee TOM vzw werkt:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: rijksregisternummer, naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: RIZIV-nummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, mutualiteit, diagnose
  • Facturatie: IBAN, adres werkgever

voor De sociale kaart verwijzen we naar hun privacybeleid. We treden op als verwerker van de gegevens.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Datavergaring op onze website

Algemeen surfgedrag van de websitebezoekers (Google Analytics)
Contactgegevens, naam, voornaam, e-mailadres (via het contactformulier)

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving
  • het verzorgen van IT-infrastructuur
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

TOM vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

  • In het kader van de nieuwsbrief bewaren wij uw gegevens totdat u zich uitschrijft
  • In het kader van vormingen, bewaren wij uw gegevens totdat u zich uitschrijft
  • In het kader van e-zorgplan bewaren wij uw gegevens actief zolang u beroep doet op onze dienstverlening en tot 10 jaar erna in functie van onze wettelijke verplichting. Indien u niet meer actief beroep doet op onze dienstverlening, worden uw gegevens op archief bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens TOM vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan beroepsgeheim en geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw  persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
 +32 (0)2 274 48 00
 +32 (0)2 274 48 35
 commission@privacycommission.be

 

Wijziging privacy statement

TOM vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde 15/11/2018.